2015年10月2日 星期五

公文種類

公文種類

一、 依據法律而分
(一)依「公文程式條例」:分為令、呈、咨、函、公告、其他公文,簡述如下:
1.令:發布行政規章,發表人事任免、遷調、獎懲時使用。
2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。
3.咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。
4.函:各機關間處理公務有左列情形之一時使用。
(1)下行文:上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復。
(2)上行文:下級機關對上級機關有所請求或報告時。
(3)平行文:同級機關間行文時。
(4)斜行文:不相隸屬關係之不同級機關往來之公文書。
5.公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之佈告欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。
6.其他公文:
(1)書函:於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用之,並可代替過去之便函、備忘錄,其適用範圍較函為廣泛,其性質不如函之正式。
(2)開會通知單:召集會議時使用。
(3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄複寫兩份,以一份送達受話人,雙方附卷,以供查考。
(4)手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。
(5)簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
(6)報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
(7)箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用(箋函作法舉例見附錄6)。
(8)聘書:聘用人員時使用。
(9)證明書:對人、事、物之證明時使用。
(10)證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。
(11)契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。
(12)提案:對會議提出報告或討論事項時使用。
(13)紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。
(14)節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用「敬陳者」,末署「職稱、姓名」。
(15)說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。
(16)定型化表單:。


(二)其他特種法律:
1.行政救濟文書:請願文書(請願法)、訴願文書(訴願法) 行政機關之訴願決定書
2.司法文書:(民事訴訟法、刑事訴訟法、行政訴訟法) 檢察機關之起訴書、
3.爭議處理文書:仲裁書(仲裁法) 、調解書(調解條例) 爭訟處理文書如仲裁書
4.外交文書、法制文書(法制作業) 、會議文書(議事規範):外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書等。
二、 依行文系統而分
有上級機關、同級機關、下級機關及不相隸屬機關等四種,故有上行文、平行文、下行文之分。但有學者認為如屬不相隸屬的不同級機關間行文,亦可稱為「斜行文」。
(一)上行文:指有隸屬關係之下級機關對上級機關所使用之公文書。如對  總統使用「呈」和對直屬上級機關使用「函」及「書函」。
(二)下行文:指有相隸屬關係之上級機關對下級機關所使用之公文書。如公布法律、公布命令、人事任免、獎懲之「令」;上級機關對下級機關使用之「函」、「書函」均屬之。
(三)平行文:指無隸屬關係之同級機關相互往來之公文書。如總統和立法院相互使用「咨」;同級機關相互往來使用「函」及「書函」;機關給人民、社團、民間機構、團體之「函」、「書函」;人民、社團、民間、機構團體對政府之「申請函」。
(四)斜行文:指無相隸屬關係之不同級機關往來之公文書。無相隸屬關係之機關不問其層級如何,其相互行文所使用之「函」、「書函」均屬之。例如各大學與各縣(市)政府相互往來之公文。


三、 依發文動機而分:
(一) 主動公文:指機關(或學校、團體、個人)基於本身權責與業務需要,主動對他機關(或學校、團體、個人)發出之公文,又稱為「創稿」。
(二) 被動公文:指機關(或學校、團體、個人)接到他機關(或學校、團體、個人)來文後,採取對策作為而發出之公文,又稱為復文或轉文。


四、 依意思表示之內外性而分
(一) 對外之意思表示:行文至其他機關、學校或團體,分為令、呈、咨、函、公告、其他公文(包括書函、開會通知單及其他定型化之文書)及其他特種公文書。
(二) 對內之意思表示:機關內部使用之文書,如簽、報告、便箋等。


五、依文書機密等級而分
(一)國家機密:
1.絶對機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害者
2.極機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害者
3.機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害者
(二)一般公務機密:密:指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依法令或契約有保密義務者


五、 依公文處理時限而分
(一) 最速件公文:指特別緊急,限1日內辦畢之公文。
(二) 速件公文:指須從速處理,限3日內辦畢之公文。
(三) 普通件公文:指一般例行案件,限6日內辦畢之公文。
(四) 限期公文:指來文或依其他規定,訂有期限之公文。
(五) 案管制公文:指涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需30日以上方可辦結之複雜案件,經申請為專案予以管制之公文。


六、 依公文性質及適用範圍而分
(一) 稿本:就是草本、草稿,為機關團體對外發文前所撰擬之草稿,必須依照分層授權、相關法令、案例等以公文程式條例來撰寫,並依各機關核判程序發出所留下之公文稿。
(二) 正本:指文件之原本。
(三) 副本:係對「正本」而言,即行文時將公文副知相關機關或人民,其與正本內容完全相同。副本雖無拘束力,但機關在收到副本時,應視副本之內容作適當處理。
(四) 抄本:公文正本發給受文者,其他相關機關或承辦單位如擬作為參考或留作查考時,可加發抄本,由於抄本不需用印處理,較為便捷,機關內部最好加發抄本,可節省用印手續。
(五) 影本:公文承辦單位或其他相關機關除正、副本單位外,如需留作查考時,可將正、副本影印,以資便捷。
(六) 譯本:外文之文件或報告、古代文件(例如文言文),內容不易為一般人瞭解,得以本國現代通用文字予以翻譯,供作參閱之文件謂之,譯本不加蓋印信或章戳。


公文種類
http://word.22ace.com/2015/10/document-category.html

公文正本及副本的區分

公文正本及副本的區分
公文正本副本差別


公文中,
受文者為什麼要分成正本及副本,
很多人都傻傻分不清楚吧。

關於正本、副本的說明:

簡言之,
公文正本應該是該文主要必須知會之單位,
而副本是公文所要會知之單位。



正本收受者:
與本函「有關」之單位或個人

(一)不得以「簡稱」(如國科會、董事會)書寫,應寫全銜(如新北市政府社會局)。
(二)不應在受文者後方加()附註次級單位,如:新北市政府(社會局) => 是對對方之收發文單位不禮貌。



副本收受者:
僅係被告知者,

原則上不須要執行函內之要求事項;
如需副本收受者配合辦理,則應於說明段最後一項敘明。

所謂的有關,就是拿到公文時,表列於正本的單位,必需依公文的主旨、說明來辦理公文所要求的事情。


公文正本及副本的區分
http://word.22ace.com/2015/10/distinguish-between-original-documents.html

加入Google+ Facebook 馬上按讚 加入兔兔電腦教室粉絲團

 

本月熱門文章

加入Google+ Facebook 馬上按讚 加入兔兔電腦教室粉絲團

 

站群搜尋

含主站,論壇,部落格
自訂搜尋